Quên việc đặt mục tiêu khi tổ chức sự kiện !… Đừng bao giờ !…
Đặt mục tiêu luôn là điều quan trọng nhất khi bạn làm bất cứ điều gì. Đặt mục tiêu giúp bạn tập trung hoàn thành công việc và đạt được kết quả như mong muốn. Đó cũng là điều mà bao cuốn sách kinh doanh, làm giàu đề cập đến. Vậy tại sao phải luôn đặt mục tiêu khi tổ chức sự kiện?
Trước khi tổ chức sự kiện bạn phải làm rõ được câu hỏi: “Tại sao phải tổ chức sự kiện này?”. Một khi có được câu trả lời dành cho câu hỏi này thì bạn sẽ tìm ra được mục tiêu của sự kiện. Và sử dụng nó để lập mục tiêu tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất. Khi đưa ra được những lý do, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát được những việc phải làm. Và phải đảm bảo hoàn thành tốt mục tiêu nào. Điều quan trọng nhất là các thành viên trong đội ngũ làm việc của bạn. Những nhà thầu, nhà cung cấp, các đối tác, nhà đầu tư,… Họ cũng rất quan tâm đến proposal và mục tiêu của bạn đưa ra.
Tầm quan trọng của việc đặt mục tiêu
Do đó, khi có mục tiêu làm sự kiện giúp định hình rõ ràng những gì cần làm, phải làm, phải đạt được. Và là công cụ hữu dụng cho việc đánh giá mức độ hoàn thành sự kiện. Việc lập mục tiêu khi tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn so sánh công việc giữa các sự kiện. Vì sau mỗi sự kiện chúng ta có thể xem xét công việc xác định được ưu điểm và nhược điểm của chương trình sự kiện vừa rồi. Từ đó đưa ra những giải pháp khắc phục và phát huy hợp lý cho sự kiện sau. Nhờ đó bạn có thể hoàn thành mục tiêu tổ chức sự kiện đặt ra một cách hoàn thiện nhất. Tạo bước đà phát triển cho công ty của bạn. Mục tiêu chính là đích đến của mỗi sự kiện được tổ chức.
Đặt mục tiêu là một công việc không hề tốn thời gian
Đừng bao giờ xem việc đặt mục tiêu là một công việc phí thời gian. Vì mục tiêu luôn là vấn đề quan trọng và đặt lên hàng đầu trong mỗi sự kiện. Nhất là đối với ngành nghề năng động và cần sự sáng tạo như nghề tổ chức sự kiện. Mục tiêu giống như đường ray, chỉ có đường ray mới làm tàu lửa chạy đúng hướng. Chỉ có đường ray mới đưa đoàn tàu đi đến bến. Nếu có một chi tiết sự kiện hoặc một vấn đề bạn muốn đặt vào hay thay đổi ở sự kiện. Hãy tự hỏi xem nó có phù hợp với mục tiêu của sự kiện đặt ra không. Vì nếu không tự hỏi và trả lời câu hỏi này, ý tưởng và chi tiết sự kiện. Dù hay đến mấy cũng có thể phá hủy sự kiện của bạn một cách không hay biết.
Đặt mục tiêu để kiểm soát rủi ro
Nếu không có sự rà soát, kiểm tra rủi ro trước so với mục tiêu đặt cho sự kiện thì hậu quả thật khôn lường. Mục tiêu chính là động lực thúc đẩy của cả chương trình. Mục tiêu đặt ra phải được thông tin đến hết tất cả các thành viên thực hiện. Từ đó công việc của bạn sẽ được đảm bảo. Và thực hiện theo đúng quy trình kế hoạch đã đặt ra. Ngoài ra, việc lập mục tiêu cho từng mảng, cho từng công việc khác nhau. Dành cho từng nhóm nhỏ thành viên trong từng khâu tổ chức sự kiện. Sẽ giúp chương trình của bạn thành công nhất.
Đặt mục tiêu để đo được mức độ hoàn thành công việc
Công việc nào, mảng nào, khâu nào, nên được tập trung chính; nhóm công việc nào. Nhóm đối tượng nào gắn liền với mục tiêu nhất nên được thiết lập. Tập trung và duy trì nhanh nhất tốc độ công việc thực hiện. Khi bạn đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu trong từng khâu tổ chức sự kiện. Bạn sẽ đo được mức độ hoàn thành của công việc. Và từ đó nắm được mức độ thành công hay thiếu sót của sự kiện được tổ chức. Do đó bạn có thể đánh giá được điểm mạnh điểm yếu để có thể đưa ra phương án khắc phục, phát huy đúng lúc và dễ dàng hơn. Và đó sẽ là những kinh nghiệm được lưu ý cho những chương trình sự kiện được tổ chức sắp tới. Nếu bỏ qua yếu tố này thì các rủi ro sẽ khó được xử lý kịp thời và sẽ liên tục xảy ra trong các chương trình.